Gelecek hafta gerçekleşecek olan IAEE Sağlık Forumu’nda sağlık fuarı organizatörleri için en çok önem taşıyan konulara bakacağımızı düşündük. Spoiler uyarısı: Onlardan hiçbir eksiklik yok. Yakın zamanda düzenlenen IAEE Sağlık Hizmetleri İçgörü Saati, tedarikçi ortaklıkları, sponsorluk uyumluluğu, idari engeller ve etkinlik güvenliği konularında samimi deneyimleri paylaşmak üzere sektör liderlerini bir araya getirdi. Konuşma zengindi, pratikti ve zorlukla elde edilen bilgeliklerle doluydu.
Foruma ve ötesine taşımaya değer bazı önemli çıkarımlara bakalım.
Uzun Vadeli Satıcı İlişkileri Korunmaya Değerdir
En güçlü satıcı ortaklıkları bir gecede kurulmaz; Yıllar süren ortak hedefler doğrultusunda çalışarak kasıtlı olarak inşa edilmişlerdir. Katılımcılar, istikrar ve güvenin neler üretebileceğine dair bir model olarak, on yıl boyunca satıcı ilişkilerini geliştiren Kuzey Amerika Radyoloji Derneği (RSNA) gibi kuruluşlara dikkat çekti. Aynı zamanda organizatörler, rekabetçi değer sağlamak için düzenli Teklif Taleplerinin (RFP’ler) hala gerekli olduğunu belirterek sadakat ve hesap verebilirlik arasındaki gerilimi kabul ettiler. Asıl zorluk her iki önceliği aynı anda tutmaktır.
Organizatörler bu dengeyi sağlamak için birkaç pratik yaklaşım önerdi:
- İlk katılım ve yeniden eğitimin yıldan yıla maliyetini azaltmak için yüksek performanslı tedarikçilerle sürekliliğe öncelik verin.
- RFP’leri stratejik olarak kullanın; Satıcıları refleks olarak değiştirmek değil, mevcut ilişkilerin değerini doğrulamak ve onları dürüst tutmak.
- Satıcılar bu yükleri giderek daha fazla dahili etkinlik ekiplerinin üzerine yüklediğinden, teknolojiyle ilgili görevlere ilişkin sorumlulukları proaktif olarak müzakere edin.
Uyumluluk Karmaşıklığı Meslektaş Zekası Gerektirir
ACCME (Sürekli Tıp Eğitimi Akreditasyon Konseyi) ve CMSS (Tıpta Uzmanlık Toplulukları Konseyi) kılavuzları kapsamında sponsorluk kurallarında gezinmek gerçekten zordur ve gereksinimlerin bir dernekten diğerine önemli ölçüde farklılık göstermesi gerçeği bunu daha da zorlaştırmaktadır. Katılımcılar, deneyimli organizatörlerin bile neye izin verildiği konusunda kararsız kaldıkları konusunda samimiydi. Fikir birliği, en etkili yaklaşımın uyumluluğu tek başına bir sorun olarak değil, toplumsal bir sorun olarak ele almak, akranlara danışarak, akredite kuruluşların başarıyla onaylandığını inceleyerek ve emsallerden bir örnek oluşturmak olduğu yönündeydi.
Katılımcılar uyumluluk labirentine yaklaşmayı şu şekilde önerdiler:
- Tek bir yetkili kural kitabı olmadığından uyumluluk yönergelerini yorumlarken birden fazla kaynağa ve benzer kuruluşlara danışın.
- Bir sponsorluk fikri iç dirençle karşı karşıya kaldığında, onu benzer akredite kuruluşların onaylı programlarıyla karşılaştırın.
- Yaratıcı enerjinizi, genellikle daha az kısıtlamayla karşı karşıya kalan oda malzemeleri, kayıt malzemeleri ve seyahat masrafları gibi içerik dışı sponsorluk fırsatlarına kaydırın.
İdari Anlaşmazlıklar Artıyor… Sistemleriniz de Artmalı
Fatura yönetimi en göz alıcı konu olmayabilir, ancak sessizce en çok zaman alan konulardan biri haline geliyor. Daha fazla tedarikçinin kendi satın alma ve satın alma sistemlerine yükleme yapması gerektiğinden, organizatörler geçici süreçlerin artık ölçeklenmediğini fark ediyor. Katılımcılar, daha iyi araçlar yetişirken geçici çözümler olarak, ortak erişimli merkezi izleme e-tabloları da dahil olmak üzere pratik geçici çözümleri paylaştılar.
Birkaç somut adım idari yükü hafifletmeye yardımcı olabilir:
- Satıcılarınızın giderek artan bir yüzdesinin, kendi sistemleri üzerinden fatura gönderimi gerektireceğini ve buna uygun iş akışları oluşturacağını tahmin edin.
- Hataları ve idari gecikmeleri azaltmak için fatura izlemeyi merkezileştirin: Paylaşılan bir e-tablo bile parçalanmış e-posta dizilerinden daha iyidir.
- Sürecin başındaki şeffaflık daha sonra sürtüşmeleri önlediğinden, her fırsatın kapsamı ve sınırları hakkında sponsorlarla ön iletişime yatırım yapın.
Deneyimsel Etkinleştirmeler İçerik Kısıtlamalarının Etrafında Bir Yol Sunuyor
İçerikle ilgili sponsorluklar uyumluluk kurallarıyla kısıtlandığında sergi alanı en esnek tuvaliniz haline gelir. Katılımcılar, beceri eğitimi alanlarının, uygulamalı aktivasyonların ve sürükleyici katılımcı deneyimlerinin yalnızca eğitim oturumlarına göre daha az düzenlemeye tabi olmadığını, aynı zamanda katılımcılar için genellikle daha akılda kalıcı olduğunu belirtti. Anahtar, organizasyon içinde bu düzeyde inovasyonu gerçekten savunan birinin bulunmasıdır.
Bu hakkı elde eden organizatörler benimsenmeye değer üç yaklaşımı paylaştı:
- Daha katı uyumluluk bölgelerinin dışında yaşayan sponsorluk araçları olarak zemin aktivasyonlarından ve uygulamalı beceri geliştirme alanlarından yararlanın.
- Dahili bir “şampiyon” belirleyin; bu, yaratıcı sponsorluk kavramlarını kurumsal atalet yoluyla zorlama isteği ve yetkisine sahip biri anlamına gelir.
- Deneyimli güvenlik firmalarıyla ilişkilerin erkenden geliştirilmeye değer bir varlık olduğu göz önüne alındığında, özellikle protesto veya gösterilerin mümkün olduğu yerlerdeki etkinlikler için, aktivasyon stratejinize etkinlik güvenliği planlamasını ekleyin.
Teşhis
Tüm bu çıkarımların ana fikri, sağlık hizmetleri fuarı organizatörlerinden daha az düzenleme esnekliğine, daha az idari bant genişliğine ve satıcı anlaşmazlığına karşı daha az toleransa rağmen daha az hata payı ile daha fazlasını yapmalarının istenmesidir. Başarılı liderler bunu sistemler, ilişkiler ve şirket içi savunucular kurarak yapıyorlar. önce onlara ihtiyaçları var.
Bu bilgiler meslektaşlarınızdan geldi ve açık bir şekilde paylaşıldı. IAEE Topluluk İçgörü Saati – üyelerin zor kazanılan dersleri takas ettiği, gerçek zorluklarla birlikte mücadele ettiği ve gerçekten kullanabilecekleri stratejilerle uzaklaştığı yer. IAEE üyesi değil misiniz? Bunun gibi sohbetler, üyeliğin nelerin kilidini açtığına sadece bir bakış! Aksiyona katılın Burada.