Sergi ve etkinlik organizatörleri, etkinlik öncesi katılımcıların ve katılımcıların ekiplerini bunaltabilecek tekrarlayan soru yağmuruna fazlasıyla aşinadır. Bir dernek, personelinin iş yükünü %80 oranında azaltırken aynı zamanda kullanıcı deneyimini de geliştiren bir çözüm keşfetti: bağımsız bir sohbet robotu uygulamak.
PMMI, Ambalaj ve İşleme Teknolojileri Derneği Dijital Dönüşüm Direktörü Jessica Lawshe’nin yakın zamanda düzenlenen IAEE Gösteri Organizatörü İçgörü Saati’nde sunduğu gerçek kullanım vaka çalışmasına daha yakından bakalım. Kuruluşunuzun bir chatbot’u sıfırdan başarılı bir şekilde uygulamasına yardımcı olabilecek pratik adımları, düşünceleri ve en iyi uygulamaları keşfedeceğiz.
Değer Önerisini Anlamak
Uygulamaya geçmeden önce, etkinliğiniz için bir chatbotun neden anlamlı olduğunu anlamakta fayda var. Katılımcılar için programlar, yol tarifleri veya olanaklarla ilgili temel sorular için uzun bekleme sürelerinin yarattığı sıkıntı ortadan kalkıyor. Bunun yerine anında yanıtlar alıyorlar ve hatta ilgi alanlarına göre ilgili oturumlar ve katılımcılar için kişiselleştirilmiş öneriler alabiliyorlar.
Katılımcılar, özellikle de lojistikle sık sık mücadele eden ilk kez katılanlar da önemli ölçüde fayda sağlıyor. İyi tasarlanmış bir sohbet robotu, ilgili yükseltmeleri akıllıca önerirken, taşınma süreleri, teslimat son tarihleri ve stant kurulumu hakkındaki soruları yanıtlayabilir. Örneğin, sohbet robotu bir katılımcıyla etkileşime girdiğini tespit ettiğinde, onların ihtiyaçlarına uygun premium teklifleri öne çıkararak etkinliğiniz için ek gelir sağlayabilir.
Belki de en önemlisi personelinizin aynı soruları yüzlerce kez yanıtlamak yerine stratejik çalışmalara odaklanabilmesidir. Bir chatbot bu sıkıntılı noktayı doğrudan ele alır.
Temelin Atılması
Başarı, herhangi bir şey inşa etmeden çok önce başlar. Bilgilerinizin doğru ve iyi yapılandırılmış olduğundan emin olmak için kapsamlı bir web sitesi denetimi yaparak başlayın. Bir chatbot yalnızca erişebildiği veriler kadar iyidir ve kötü organize edilmiş bir web sitesi, sinir bozucu kullanıcı deneyimlerine yol açacaktır.
Daha sonra halka açık web sitenizin ötesini düşünün. Değerli olabilecek ancak çevrimiçi olarak yayınlanması gerekmeyen ek bilgi kaynakları toplayın. Sık sorulan soruları derlemek, ayrıntılı katılımcı ve oturum listelerini içe aktarmak ve park yerleri, yakındaki restoranlar ve rozet teslim alma ayrıntıları gibi pratik bilgileri eklemek için ön saflardaki personelle birlikte çalışın. Sektörünüz benzersiz bir terminoloji kullanıyorsa, chatbot’un kapsamlı bir kaynak olarak hizmet vermesine yardımcı olmak için bu tanımları ekleyin.
Verilerinizi hazırlarken format çok önemlidir. Yalnızca “Ad” yerine “Katılımcı Adı” gibi net ve tutarlı başlıklara sahip CSV dosyaları kullanın. Mümkün olduğunda belgeleri Word yerine PDF formatına dönüştürün. Yapay zeka sistemleri PDF’lerden verileri çok daha temiz bir şekilde çıkarabilir çünkü Word belgeleri, süreci karmaşıklaştıran gömülü stil ve meta veriler içerir.
Niyetle İnşa Etmek
Chatbotunuzun kalbi, nasıl hareket edeceğiniz ve yanıt vereceğiniz konusunda talimatlar sağlayan sistem isteminde yatmaktadır. Chatbot’un neye cevap vermesi ve vermemesi gerektiği konusunda net olun. Bunu yalnızca şovunuzla ilgili soruları yanıtlayacak ve uygunsuz veya konu dışı soruları kibarca reddedecek şekilde yapılandırın. Başlangıçtan itibaren ayrıntılı güvenlik korkulukları uygulayın.
Veri kaynaklarını nasıl ekleyeceğinizle ilgili esnekliğe sahipsiniz. Chatbot, web sitenizin tamamını veya yalnızca belirli URL’leri tarayabilir; bu, örneğin mekanınızın park sayfasındaki bilgileri dahil etmek istiyorsanız kullanışlıdır. Yeni dokümanları sohbet robotuna otomatik olarak besleyen bir Google Drive klasörü bağlamayı düşünün; ancak düzenlenen dokümanların yalnızca planlanmış yeniden taramalar sırasında güncellenebileceğini unutmayın.
İletişim bilgilerini önceden isteyerek, anahtar kelime tetikleyicileri kullanarak veya ne zaman sorulacağını bilen iş akışları oluşturarak potansiyel müşteri toplamayı dikkatli bir şekilde yapılandırın. Chatbot’un havalimanları veya yol tarifleri hakkındaki sorular için internetten bilgi almasına olanak tanıyan karma bir arama seçeneğini etkinleştirmeyi düşünün (ancak kontrolü sürdürmek için ekstra korkuluklar ekleyin).
Test Etme ve İyileştirme
Kapsamlı bir test yapmadan başlatmayın! Chatbot’a çok sayıda soru sorun ve marka sesinizi, tonunuzu ve tercih ettiğiniz yanıt stilini anlaması için onu eğitmek üzere yanıtlarını düzeltin. Dahili personelin sorulan soruları, verilen yanıtları, düzeltilmiş yanıtları ve notları belgeleyebileceği paylaşılan bir Excel belgesi oluşturun. Bu işbirliğine dayalı yaklaşım, özellikle sohbet robotunu oluşturan kişi etkinliğinizin her ayrıntısına aşina olmadığında değerlidir.
Belirli web sitesi sayfalarında hedefe yönelik bir beta lansmanıyla başlayın; böylece yayına geçmeden önce doğruluğu izlemeyi ve yanıtlara ince ayar yapmayı kolaylaştırın.
Kazanç
PMMI dikkat çekici sonuçlar elde etti: Personele %80 daha az çağrı ve e-posta gönderildi ve ortalama katılımcı sorusu 30 saniyeden kısa sürede çözüldü. Hem katılımcı hem de katılımcı memnuniyeti ölçülebilir şekilde arttı.
Başlangıçta birçok platform yedi ila 14 günlük ücretsiz denemeler sunuyor. Bu zamanı özellikleri test etmek ve doğru uyumu bulmak için kullanın. Sistem istemlerinde takılıp kalırsanız, ilk talimatları oluşturmanıza yardımcı olacak ChatGPT gibi araçları kullanmaktan çekinmeyin; çünkü bunları ilerledikçe her zaman iyileştirebilirsiniz.
Başarının anahtarı ilk günden itibaren mükemmellik değildir. Bu, sağlam bir hazırlıkla, kapsamlı testlerle ve gerçek kullanıcı etkileşimlerine dayalı olarak sürekli izleme ve ayarlamalarla başlar. Gelecekteki benliğiniz ve ekibiniz size teşekkür edecek!
IAEE’nin Topluluk İçgörü Saatleri, benzer düşüncelere sahip üyeleri, onların ilgi alanlarına ve ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanmış bir düşünce kuruluşu için bir araya getiriyor. Daha fazla bilgi edin Burada. IAEE üyesi değil misiniz? Bu, kaçırmak istemeyeceğiniz birçok avantajdan sadece biri! Aksiyona katılın Burada.