Etkinlik sektörü hiçbir zaman yerinde durmuyor. Katılımcı beklentileri değişiyor, stant alanı için rekabet şiddetli ve gelişen bir gösteri ile durgunlaşan bir gösteri arasındaki fark, genellikle organizatörlerin katılımcı ilişkilerini kasıtlı olarak nasıl kurduğuna ve geliştirdiğine bağlı. Yakın zamanda düzenlenen IAEE Küçük ve Orta Ölçekli Organizatör İçgörüleri Saati, tam olarak bunu yapmak için çok sayıda pratik strateji sundu.
Sergi organizatörlerinin katılımcıları kazanmasına ve elde tutmasına yardımcı olabilecek bazı temel stratejilere bakalım.
Beklenmedik Yerlere Bakarak Yeni Katılımcılar Bulun
Yeni katılımcıların ilgisini çekmek her zaman büyük bir pazarlama bütçesi gerektirmez. Bazen bu, halihazırda sahip olduğunuz verilerin daha akıllıca kullanılmasıyla başlar. Mevcut katılımcı tabanınızı, kayıt listelerinizi ve hatta katılımcılarınızın sizinkinin dışında katıldığı etkinlikleri analiz ederek, halihazırda sektörünüzde yer alan ancak henüz fuarınıza katılmamış potansiyel müşterilerden oluşan bir boru hattını ortaya çıkarabilirsiniz.
- Mevcut katılımcılarınızı araştırın başka hangi etkinliklere katıldıkları hakkında. Bu listeler, sizin sektörünüzde aktif olarak harcama yapan ancak henüz sizin zemininize ulaşamamış şirketleri ortaya çıkarabilir.
- Kendi katılımcı verilerinizi çıkarın katılmış ancak hiç sergi açmamış şirketleri belirlemek, ardından fuarın değerini açıkça ortaya koyan kişiselleştirilmiş davetiyelerle onlara ulaşmak.
- Stand-değişim ittifakları kurun Karşılıklı katılım karşılığında ücretsiz stant alanı sunan, bitişik sektörlerdeki rakip olmayan derneklerle. Bu tamamen yeni katılımcı topluluklarına kapı açan düşük maliyetli bir stratejidir.
Önemli olan her zamanki sosyal yardım kanallarınızın ötesinde düşünmektir. Bir sonraki büyük sergileyiciniz halihazırda yörüngenizde olabilir; henüz onları doğru şekilde davet etmediniz.
Büyümeyi Kaliteyle Dengeleyin ve Bu Stratejiyi Savun
Talep olduğu sürece katılımcı eklemeye devam etmek cazip gelebilir, ancak kontrolsüz büyüme, etkinliğinizi değerli kılan şeyi sessizce aşındırabilir. Stand trafiğinin azaldığı kalabalık bir fuar alanı, katılımcıları hayal kırıklığına uğratıyor ve katılımcıları bunaltıyor. En başarılı organizatörler, etkinlik ayak izlerini basitçe genişletilecek değil, küratörlüğü yapılacak bir şey olarak ele alıyor.
- Katılımcı-katılımcı oranınızı izleyin yakından izleyin ve kalite katılımını koruyan bir sınır belirleyin. Bir etkinlikte, katılımcı sayısını 100 doğrulanmış katılımcı başına belirli bir oranda sınırlamanın stant ziyareti kalitesini ölçülebilir şekilde artırdığı ortaya çıktı.
- Bir katılımcı bekleme listesi tutun Salon alanını otomatik olarak genişletmek yerine, pazara etkinliğinizin seçici ve talep gördüğünün sinyalini vermek.
- Liderliği verilerle birlikte getirinAşırı genişlemenin yatırım getirisini ve katılımcı kalitesini nasıl aşındırdığına dair kanıtlar sunarak, kısa vadeli gelir kazanımları üzerinden sürdürülebilir büyümenin gerekliliğini ortaya koyuyor.
Ne pahasına olursa olsun büyüme baskısına direnmek rekabet avantajıdır. Nicelikten ziyade niteliğiyle bilinen gösteriler, daha güçlü katılımcı sadakati ve ağızdan ağza iletişim sağlar.
İlk Kez Katılacak Katılımcılara Kendilerini Ait Hissettirin
Elde tutma ilk gösterimden itibaren başlar. Yeni bir katılımcı kendini kaybolmuş, desteksiz veya kat haritasındaki başka bir sayı gibi hissediyorsa geri dönme şansı önemli ölçüde düşer. İlk kez gelenler için yapılandırılmış katılıma ve gerçek konukseverliğe yatırım yapan organizatörler, ölçülebilir derecede daha iyi yenileme oranları görüyor.
- Bir elçi programı başlatın Bu, ilk kez katılan katılımcıları soruları yanıtlayabilen, tanıtımlar yapabilen ve etkinliği güvenle yönlendirmelerine yardımcı olabilecek deneyimli satıcılarla eşleştirir.
- Özel bir etkinlik öncesi resepsiyona ev sahipliği yapın yeni katılımcıların fuar açılmadan önce etkinlik personeli, satış ekipleri ve yönetim kurulu üyeleriyle bağlantı kurduğu yer. Bu onları zaten memnuniyetle karşılanmış, rozetlenmiş ve tanınmış hissederek kürsüye çıkarır.
- İlk Kez Katılımcı Pavilyonu Oluşturun Hedefli promosyonlar, özel aktivasyonlar ve haber bülteni spotları ile tutarlı yaya trafiği ve yeni katılımcılara görünürlük sağlamak.
Amaç basit: ilk kez gelenlerin ilk gösterilerinde başarılı olmalarına yardımcı olun ve onlar sizin en hevesli geri dönen katılımcılarınız olsun.
Aktif Bir Şekilde Dinleyin, Sonra Duyduklarınıza Göre Harekete Geçin
Anketler ve geri bildirim mekanizmaları ancak bilgilendirdikleri kararlar kadar değerlidir. En güçlü gelişmeleri gören organizatörler, katılımcıların geri bildirimlerini sadece fuar sonrası bir formalite olarak değil, stratejik bir araç olarak ele alanlardır.
- İlk kez fuara katılanlar için özel olarak ayrı anketler oluşturunyeni bakış açıları sıklıkla geri dönen katılımcıların (statükodan memnun olan) asla ortaya çıkaramayacağı içgörüleri ortaya çıkarıyor.
- Stant yerleştirme tercihleri hakkında proaktif bir şekilde soru sorun Memnuniyeti en üst düzeye çıkarmak, çatışmayı azaltmak ve herkes için işe yarayan daha akıllı kat planlamasını bilgilendirmek.
- Geleneksel olmayan sponsorluk modellerini göz önünde bulundurunİlgili oturumlardan önce yayınlanan kısa video spotları gibi, tam fuar katılımı gerektirmeden şirketlere görünürlük kazandırmak ve zemininizi hazır tutarken yeni gelir akışları açmak gibi.
Aktif dinleme güven oluşturur. Katılımcılar geri bildirimlerinin gerçek değişikliklere dönüştüğünü gördüklerinde etkinliğinizin savunucusu olabilirler.
Kazanma Niyeti
Bu IAEE İçgörü Saati sırasında paylaşılan stratejiler basit bir gerçeği güçlendiriyor: Büyük katılımcı ilişkileri varsayıma değil, niyete dayalıdır. İster yeni katılımcıları işe alın, ister mevcut katılımcıları elinizde tutmaya çalışın, en fazla başarıyı yakalayan organizatörler, ilk tanıtım e-postasından fuar sonrası ankete kadar her temas noktasını, gösterilerinin geri dönmeye değer olduğunu gösterme fırsatı olarak değerlendirenlerdir.